Ferrari European Tour

Vedení projektu, marketing a produkce

Jak to vypadá, když se majitelé a sběratelé Ferrari z Arabských Emirátů vydají na měsíc do Evropy, se mohli nejen pražští obdivovatelé těchto aut přesvědčit letos v červnu.

Zadavatel akce: FOC (Ferrari owners club) Česká republika

Produkce (pro mne klient): agentura Innovate

Reference – Jiří Macháček, www.innovate.cz,

Způsob freelance spolupráce: Na jednorázový, ale organizačně a časově náročný projekt si produkční agentura najme osobu formou freelance, která celý projekt vede, a jednotlivými úkoly může pověřovat zaměstnance agentury.

Timing: zadání duben 2011, realizace akce 28. – 30.6.2011

Komunikační jazyk: čeština a angličtina (rozpočty, prezentace, komunikace v rámci akce)

Fotogalerie

Základní zadání

Majitelé Ferrari aut stráví v rámci svého evropského turné 3 dny v České republice (přijedou z Německa a budou pokračovat do Rakouska), a kromě ubytování (zajistili si sami v centru Prahy) jim budeme zajišťovat celý program včetně stravy, transferů a zábavy. Naší pochopitelnou ambicí je, aby se pro ně stal pobyt v Praze nezapomenutelným zážitkem,  a po všech stránkách převyšoval  „konkurenční“ země.

Program

Úterý 28.6.2011 

Sraz účastníků na benzínové pumpě u Rozvadova, následné připojení kolony českých Ferrari, za policejní asistence společný přesun do Prahy, na Hradčanské náměstí. Setkání všech účastníků, občerstvení, focení.

Středa 29.6.2011

Sightseeing tour po Praze, galavečeře s kulturním programem na Trojském zámku.

Čtvrtek 30.6.2011

Výlet do pivovaru Plzeňský Prazdroj

Obsah práce a postup vedení projektu

První fáze - návrh programu

• Vedení brainstormingu různých variant aktivit, výběr a specifikace doporučení.
• Prověření realizovatelnosti aktivit (předběžná rezervace lokací a účinkujících)
• Sestavení předběžného rozpočtu k vybraným aktivitám (včetně dodavatelů služeb)
• Příprava prezentace navrženého programu a rozpočtu pro zadavatele
• Proces schvalování programu a rozpočtu – připomínky od zadavatele, změny, úpravy, finální verze a její schválení.

Druhá fáze – produkce

• Smluvní zajištění vybraných lokací a účinkujících
• Výběrové řízení na cateringovou společnost a detailní příprava stravování – návrhy menu, rozpočty, partneři pro vybrané nápoje, detaily (speciální menu pro vegetariány a muslimy, zasedací pořádek, minutový timing apod.)
• Výběr a zajištění dodavatelů (technika, doprava, průvodci, restaurace apod.)

Kompletní marketingová podpora

• Ve spolupráci s grafickým studiem návrh loga akce
• Komunikační koncept pro všechny plánované materiály (nabídky, letáky, plakáty, navigace, vázaná kniha s programem, texty a fotografiemi, POS materiály, dárkové předměty)
• Postupně návrhy všech dílčích materiálů, zajištění textů, překladů a  fotografií, korektury, schvalování se zadavatelem, finální podklady a výroba, kontrola.

Třetí fáze – akce

• Vedení projektového týmu, osobní přítomnost u všech aktivit
• Kontrola všech lokací, dodavatelů.
• Řešení ad-hoc a neočekávaných událostí

 Čtvrtá fáze – dokončení projektu

• Finální administrativa - rozpočet a kontrola fakturace
• Hodnocení projektu a zpětná vazba s klientem a zadavatelem            

Fotogalerie